Politique générale de protection des données à caractère personnel de Syntec Numérique

La présente Politique générale de protection des données à caractère personnel a pour objectif de vous informer sur les modalités selon lesquelles Syntec Numérique traite vos Données personnelles.

1 - RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Les Données à caractère personnel sont traitées par Syntec Numérique, syndicat professionnel régi par le Livre 1er de la Deuxième Partie législative du Code du travail dont le siège social est situé au 148 boulevard Haussmann, 75008 Paris, représenté par Godefroy de Bentzmann, Président de Syntec Numérique – Mél. : contact@syntec-numerique.fr.

2 - CHAMP D’APPLICATION

La présente Politique générale de protection des données à caractère personnel s’applique à tous les Traitements de Données à caractère personnel, mis en œuvre par Syntec Numérique dans le cadre de ses missions et activités.

3 - DEFINITIONS

Les termes employés dans la présente Politique générale de protection des données à caractère personnel et débutant par une majuscule, qu’ils soient utilisés au singulier ou au pluriel, auront la signification qui leur est donnée ci-après.

Adhérent : société membre de Syntec Numérique, son dirigeant et ses salariés.

Archivage intermédiaire : désigne le fait de conserver temporairement, sur un support informatique distinct et à accès limité, des fichiers qui comportent des Données à caractère personnel qui, ne sont plus d’usage courant, pour des besoins administratifs ou juridiques.

Compte personnel : espace réservé aux Adhérents accessible sur le Site et sur Ensemble.

Destinataire : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de Données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers. Seules les catégories de destinataires sont précisées dans la présente Politique générale de protection des données à caractère personnel.

Données à caractère personnel/Données personnelles : toute information se rapportant à une personne physique susceptible d’être identifiée, directement ou indirectement (ex. : un nom, une photographie, une adresse de courrier électronique comportant un nom ou un prénom, une carte de visite, etc.). Aucune différence n’est faite entre des informations confidentielles, publiques, professionnelles ou non professionnelles. Les fichiers papiers sont également concernés.

Ensemble : espace en ligne d’information, de collaboration et d’échanges dédié aux Adhérents pour partager des sujets ou des projets concernant Syntec Numérique.

Permanents : le Délégué général, les salariés de Syntec Numérique et/ou toute personne engagée (directement ou indirectement) par Syntec Numérique, y compris les intérimaires et les stagiaires.

Responsable du traitement : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement, en l’occurrence Syntec Numérique.

RGPD : acronyme pour le règlement (UE) n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données. Ce règlement est le texte de référence en matière de protection des Données personnelles.  

Site : le site internet de Syntec Numérique www.syntec-numerique.fr.

Sous-traitant : toute société qui peut être amenée à traiter des Données à caractère personnel pour le compte de Syntec Numérique conformément aux instructions données par celui-ci.

Traitement : toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de Données à caractère personnel (collecte, consultation, extraction, diffusion, modification, etc.).

Violation de données à caractère personnel : une violation de la sécurité entrainant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de Données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données.

4 - DONNEES PERSONNELLES COLLECTEES

Syntec Numérique collecte notamment des Données personnelles relatives à votre identité, votre situation professionnelle et à votre navigation sur le Site.

Le caractère obligatoire des informations que vous devez renseigner vous est indiqué au moment de la collecte des Données personnelles, par exemple sur les formulaires correspondants par un astérisque. En outre, lors de ces opérations, vous êtes informé de la collecte et du traitement des Données à caractère personnel vous concernant grâce à une mention d’information ou un lien vers la présente Politique générale de protection des données à caractère personnel.

Si vous ne souhaitez pas communiquer les informations qui vous sont demandées, il se peut que vous ne puissiez pas accéder à certains services (notamment les inscriptions aux évènements organisés par Syntec Numérique) et que Syntec Numérique soit dans l’impossibilité de répondre à votre demande.

5 - FINALITES DES TRAITEMENTS

Les Données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes :

  • La gestion de l’adhésion à Syntec Numérique
    • Traitement de votre demande d’adhésion à Syntec Numérique ;
    • Constitution et conservation de votre dossier adhérent (informations renseignées lors de votre demande d’adhésion et échanges effectués pour la confirmation de votre adhésion).
  • La gestion des Comptes personnels Adhérents sur le Site et sur Ensemble
    • Accès des Adhérents aux contenus du Site ;
    • Accès des Adhérents à Ensemble.
  • La gestion de la relation Adhérent
    • Envoi de messages d’informations se rapportant aux activités de Syntec Numérique ;
    • Réponse aux sollicitations adressées aux Permanents de Syntec Numérique.
  • La gestion des avantages Adhérent
    • Fourniture des avantages liés au programme dédié aux startups ;
    • Promotion du programme Syntec Numérique Assurances (envoi le cas échéant des coordonnées du représentant légal de la société adhérente de Syntec Numérique au courtier en assurances en charge du programme) ;
    • Promotion du partenariat avec S4S Payroll Management (envoi le cas échéant des coordonnées du représentant légal de la société adhérente de Syntec Numérique au partenaire).
  • La gestion des Commissions, des comités et des groupes de travail
    • Envoi d’invitations ;
    • Enregistrement de votre demande d’inscription et de votre participation ;
    • Organisation des travaux ;
    • Envoi d’actualités.
  • La gestion des évènements et des conférences thématiques présentielles
    • Envoi d’invitations ;
    • Enregistrement de votre demande d’inscription et de votre participation.
  • La gestion des conférences web
    • Envoi d’invitations ;
    • Enregistrement de votre demande d’inscription et de votre participation. 
  • La gestion et le suivi des mandats exercés pour représenter Syntec Numérique
    • Gestion des mandats des membres des instances de Syntec Numérique (Conseil d’administration, COMEX, présidents des collèges métiers, commissions et comités, membres du Comité Statutaire et des Mandats, délégués régionaux, etc.).
    • Gestion des mandats exercés dans des organismes extérieurs à Syntec Numérique.
  • La gestion et le suivi des instances statutaires de Syntec Numérique
    • Organisation des réunions du COMEX et du Conseil d’administration ;
    • Organisation des Assemblées générales ;
    • Gestion du Comité Statutaire et des Mandats ;
    • Organisation des élections au poste d’administrateur de Syntec Numérique.
  • La réalisation d’enquêtes de satisfaction, de sondages et d’études à destination des Adhérents
  • La gestion des médiations collectives initiées par Syntec Numérique
  • La fourniture d’un accès Wifi dans les locaux de Syntec Numérique
  • La réalisation d’actions de prospection
  • La gestion des contrats
    • Passation, gestion et exécution des contrats entre Syntec Numérique et ses prestataires et/ou partenaires.
  • La réalisation de mesures d’audience sur le Site
    • Dépôt de traceurs et recueil de données de navigation (pour en savoir plus, cliquez ici).

6 - BASES LEGALES ET DUREES DE CONSERVATION

Vous trouverez dans le tableau ci-dessous les bases légales et les durées de conservation appliqués aux Traitements effectués par Syntec Numérique.

Parmi les bases légales, figurent :

  • Les intérêts légitimes poursuivis par Syntec Numérique à savoir :
      • la fourniture des services et avantages issus de l’adhésion à  Syntec Numérique ;
      • la représentation et la promotion de la profession auprès notamment de l’écosystème ;
      • l’étude des moyens nécessaires à l’amélioration des services et prestations rendus ;
      • la promotion des métiers représentés par Syntec Numérique ;
      • la détermination d’une éthique de comportement professionnel et moral et la préoccupation de son respect par les adhérents ;
      • l’information de l’écosystème sur les activités de Syntec Numérique.
  • L’exécution d’un contrat ;
  • Le consentement de la personne concernée ;
  • Le respect d’obligations légales.

Les Données personnelles sont conservées en base active pendant le temps nécessaire aux finalités décrites ci-dessus. À l’expiration de ces durées, les Données personnelles peuvent être conservées sous forme d’archive (c’est-à-dire distinctement de la base active) pendant la durée de la prescription légale applicable ou pour la durée nécessaire au respect d’une obligation légale.

FINALITE

BASE LEGALE

DUREE DE CONSERVATION EN BASE ACTIVE

ARCHIVAGE INTERMEDIAIRE

COMMENTAIRES

Gestion de l’adhésion à Syntec Numérique

Intérêts légitimes

1 an maximum à compter de la fin de la relation avec Syntec Numérique.

 

5 ans

En base active, le dossier adhérent est accessible uniquement aux Permanents habilités.

Gestion des Comptes personnels Adhérents sur le Site et sur Ensemble

Intérêts légitimes

Anonymisation des messages publiés sur Ensemble et suppression des comptes dans un délai de trois mois maximum à compter de la fin de la relation avec Syntec Numérique.

N/A

La création d’un Compte personnel est optionnelle.

Vous pouvez vous opposer à disposer d’un compte sur Ensemble.

Vous pouvez supprimer vos messages à tout moment.

Gestion de la relation Adhérent

Intérêts légitimes

1 an maximum à compter de la fin de l’échange.

5 ans

Seules les questions/réponses sont archivées.

Gestion des avantages Adhérent

Intérêts légitimes

1 an maximum à compter de la fin de la souscription de l’avantage.

N/A

 

Gestion des commissions, des comités et des groupes de travail

Intérêts légitimes

1 an maximum à compter de la date de réunion de la commission, des comités et des groupes de travail.

5 ans

 

Gestion des évènements et des conférences thématiques présentielles

Intérêts légitimes

1 an maximum à compter de la date de l’évènement ou de la conférence.

5 ans

Les données relatives à votre participation sont conservées sur notre CRM.

Gestion des conférences web

Intérêts légitimes

1 an maximum à compter de la date de la conférence web puis suppression définitive de l’outil 3 mois après.

5 ans

Les données relatives à votre participation sont traitées via un outil fourni par un prestataire.

Gestion et suivi des mandats

Contrat

Durée du mandat.

5 ans

 

Gestion et suivi des instances statutaires

Contrat (Statuts et Règlement intérieur de Syntec Numérique)

N/A

5 à 30 ans

Seuls les procès-verbaux sont archivés 30 ans.

Réalisation d’enquêtes de satisfaction, de sondages et d’études

Intérêts légitimes

1 an maximum à compter de la date de fin de l’enquête de satisfaction, du sondage ou de l’étude.

N/A

Les fiches de satisfaction distribuées aux conférences sont détruites au bout d’un mois et les réponses sont restituées anonymement.

Gestion des médiations collectives initiées par Syntec Numérique

Intérêts légitimes

1 an maximum à compter de la fin de la médiation.

5 ans

 

Fourniture d’un accès WIFI

Obligation légale

1 an à compter de la date de la connexion.

N/A

 

Réalisation d’actions de prospection

Intérêts légitimes

3 ans à compter du dernier contact.

N/A

 

Gestion des contrats

Contrat

Durée de la relation contractuelle.

5 ans

En base active, les contrats sont accessibles uniquement aux Permanents habilités.

Mesures d’audiences

Consentement

14 mois

N/A

 

7 - DECISION INDIVIDUELLE AUTOMATISEE

Les Traitements effectués par Syntec Numérique ne prévoient pas de prise de décision automatisée.

8 - DESTINATAIRES DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Les catégories de Destinataires des Données à caractère personnel sont :

  • Les Permanents,
  • Les prestataires de services impliqués dans les différents traitements de Données à caractère personnel en qualité de Sous-traitant,
  • Les partenaires de Syntec Numérique.

9 - TRANSFERT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL HORS DE L’UNION EUROPÉENNE

Les Données à caractère personnel traitées pour les candidatures au poste d’administrateur sont transférées à un prestataire situé en dehors de l’Union européenne, aux Etats-Unis. Ce destinataire est certifié conforme aux Cadres du Bouclier de Protection des données Union Européenne-Etats-Unis (Privacy Shield).

Pour les autres Traitements, en cas de transfert de vos Données à caractère personnel vers un Destinataire situé dans un État non-membre de l’Union européenne, des garanties appropriées seront mises en place, conformément aux dispositions légales en vigueur.

10 - DROITS DES PERSONNES

Conformément aux dispositions légales en vigueur, vous disposez :

  • d’un droit d’accès à vos Données à caractère personnel,
  • d’un droit à la rectification ou à l’effacement de celles-ci,
  • du droit à la limitation du traitement dont vous faites l’objet,
  • du droit de vous opposer au traitement,
  • du droit à la portabilité de vos données (uniquement si la base juridique du traitement est l’exécution d’un contrat avec Syntec Numérique ou le consentement et si le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés).

Ces droits peuvent être exercés sous réserve du respect de certaines conditions et dans certains cas. Vous pouvez prendre connaissance en détail de vos droits en vous rendant sur le site de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. L’autorité de contrôle en charge des traitements réalisés par Syntec Numérique est la CNIL.

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter en indiquant vos coordonnées (nom, prénom, adresse de courrier électronique ou postale) par l'intermédiaire de juridique@syntec-numerique.fr ou par voie postale à l'adresse suivante : Syntec Numérique, 148 boulevard Haussmann, 75008 Paris.

Une réponse vous sera adressée dans un délai maximum d’un mois à compter de la réception de votre demande.

11 - SECURITE DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Syntec Numérique prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour empêcher dans toute la mesure du possible toute Violation de données à caractère personnel.

12 - CONTACT

Pour toute demande d’information relative à cette Politique générale de protection des Données à caractère personnel, vous pouvez vous adresser à juridique@syntec-numerique.fr

Nous vous informons que cette politique générale de protection des données à caractère personnel peut être actualisée par nos soins.

Dernière mise à jour : octobre 2019